El control horario de los trabajadores, clave para evitar irregularidades en las empresas

Las inspecciones de trabajo acumulan más de 1.530 millones en sanciones desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley de control horario de los trabajadores

La entrada en vigor del control horario de los trabajadores ha supuesto a las empresas más de 1.200 infracciones. Y es que con esta nueva ley no solo hay que llevar un registro horario de los empleados, sino también guardarlo durante cuatro años y tenerlo disponible tanto para los trabajadores como para los sindicatos.

Por otro lado, se ha de hacer constar la distribución y duración de la jornada laboral, indicando el inicio y finalización de la misma, así como las horas extras realizadas mensualmente. Todo ello en un esfuerzo por garantizar los derechos de los trabajadores frente a posibles abusos e ilegalidades por parte de las empresas.

Por este motivo, elegir un buen software de RRHH ayuda a cumplir con esta nueva normativa al tiempo que ahorra a las empresas miles de euros en sanciones. Ni que decir tiene que el registro de la jornada laboral en papel no únicamente es engorroso sino poco práctico, de ahí que se opte por sistemas de control de horario informatizados.

Herramientas para el control horario

El registro de las horas trabajadas se puede llevar a cabo de manera fácil y rápida gracias a la tecnología, la cual pone a disposición de las empresas aplicaciones que pueden usarse no solo en ordenadores sino también desde dispositivos móviles. Atrás quedaron las hojas de Excel que elaboraba el departamento de RRHH para llevar el registro de la jornada laboral, ahora las empresas cuentan con potentes software que incluyen fichaje horario.

La digitalización de las empresas no solamente es un objetivo de la agenda 2030, actualmente ya es una realidad en la mayoría de grandes compañías, pero también en muchas pymes de menor tamaño. Contar con una herramienta que permita agilizar todos los procesos de la empresa incluyendo el departamento de RRHH es ya una necesidad.

Y es que gracias a la incorporación de estas aplicaciones, ya no se correrá el riesgo de recibir una sanción por parte de la Inspección de Trabajo, ya sea que los empleados estén físicamente en las instalaciones de la empresa o teletrabajando.

Cómo funciona el programa de fichaje

Con los programas de control horario se pueden revisar las horas trabajadas de todos los empleados, aumentar su productividad y reducir el absentismo además de cumplir con las exigencias de la nueva ley. Desde comprobar el cumplimiento de la jornada, pasando por el control de las vacaciones y ausencias, hasta la selección del sistema de fichaje y turnos de los trabajadores, el software de control horario ayuda a gestionar los turnos diarios de forma sencilla.

Por otro lado, si los empleados hacen horas extras, el pago de las mismas se hará de manera sencilla gracias a esta herramienta, al tiempo que el absentismo se reduce gracias al control de la presencia en el puesto de trabajo. La empresa puede recibir una notificación cada vez que un empleado fiche desde fuera de las instalaciones, sabiendo en todo momento a qué hora comienza y finaliza su jornada.

También se pueden configurar permisos personalizados para el registro de la jornada laboral permitiendo a los managers de cada equipo revisar y aprobar el control de la misma y también gestionar el fichaje de los empleados. La firma de documentos online es otra de las ventajas añadidas, además de la garantía del cumplimiento de la ley.

Todo esto se puede tener disponible desde cualquier dispositivo móvil, donde a través de un código QR se puede acceder al control de fichaje. Un sistema de geolocalización indicará desde dónde está fichando el empleado y sincronizará automáticamente los datos con el portal para empleados integrado en la web de RRHH.

Otra ventaja añadida a este tipo de herramientas de control horario es la creación de informes personalizados. Se pueden automatizar las solicitudes de ausencias, realizar informes por días totales usados y disponibles, y tener información siempre disponible y actualizada por empleado y departamento.

Por último, el reconocimiento facial también forma parte de los sistemas de control de jornada, de esta forma se evita correr riesgos de salud en el contexto de la pandemia evitando tocar tarjetas o llaves de acceso. Al mismo tiempo se hace un mejor seguimiento de los turnos de trabajo.

La facilidad de la gestión y la mayor flexibilidad de este método hacen que la mayoría de empresas opten por un software de control horario frente a los métodos tradicionales de control de la jornada en papel. Los resultados son más eficientes y ayudan a mejorar la productividad al tiempo que garantiza los derechos de los empleados y el cumplimiento de la legalidad por parte de las empresas.