La biblioteca de la US busca nuevo almacén para custodiar sus fondos

La Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) busca almacén para los libros que ya no caben en las dependencias de sus 17 sedes. Este servicio de la institución académica renovará los próximos meses el contrato para la custodia de dichos fondos, compuesto por 170.000 ejemplares de monografías y 2.800 colecciones de revistas. Se garantiza, así, que, además del depósito, este material pueda ser consultado por los usuarios interesados en ellos, fuera de las instalaciones habituales. También se pretende ganar espacio para los nuevos usos bibliotecarios.

La primera vez que se requirió que una empresa externa se encargara de tal menester fue hace cuatro años. El volumen de material de la BUS había llegado a la máxima capacidad de almacenamiento, lo que provocaba problemas de organización. Cuando ha expirado la vigencia del primer contrato, se licita uno nuevo para que una compañía, "con experiencia acreditada en gestión documental y especializada", se haga cargo de la custodia de los fondos bibliográficos en un depósito externo.

El servicio que se licita consistirá en el traslado desde distintas dependencias de la BUS al nuevo lugar de depósito, así como en el inventario, custodia y gestión de los fondos bibliográficos. Según el pliego de prescripciones técnicas a las que ha tenido acceso este periódico, el volumen total de materiales a trasladar lo conforman 109.609 ejemplares de monografías, equivalentes a 2.740 metros lineales. A ellos se suman 2.347 títulos de publicaciones periódicas y seriadas, es decir, otros 1.192 metros lineales más.

Por 120.000 euros

El contrato tendrá una duración de cuatro años, a partir de su firma. Cuenta con un presupuesto máximo de 121.870 euros. Entre los criterios de valoración, se priorizarán aspectos como la capacidad de almacenamiento, los sistemas de traslado e integración de los fondos, la seguridad y preservación de los materiales, la disponibilidad de aplicaciones de gestión de solicitudes y los recursos materiales y humanos de las empresas aspirantes. La convocatoria llega tras la conclusión de la licitación anterior (2020/24), adjudicada a la empresa AD, Gestora Andaluza de Documentación y Servicios Asociados.

La empresa adjudicataria realizará un proceso de comprobación completa de la coincidencia de los materiales transferidos con el contenido del inventario informático proporcionado por la BUS. El traslado deberá llevarse a cabo en los 60 días posteriores a la firma del contrato. Además del volumen referido anteriormente, se establece que anualmente se podrán trasladar unos 15.000 ejemplares o su equivalente, esto es, 375 metros lineales de fondos. En total, con el fondo ya previsto y los que se sumen, 170.000 ejemplares.

La compañía que se haga con este contrato será responsable de la custodia de la documentación desde que se inicie su traslado. Para ello, deberá contar con un depósito o central de custodia para albergarlos. Dicha instalación habrá de cumplir con varios requisitos de seguridad: alarma sonora y lumínica, acceso restringido a las instalaciones, detectores de presencia, vigilancia nocturna y durante los fines de semana, así como sistema de prevención y detección de incendios. Además, la zona de almacenamiento debe guardar los parámetros convenientes de humedad, sol y polvo para garantizar la conservación del papel. También realizarán también programas periódicos de desinfección.

Horario de consulta

Otro cometido del contrato es el que implica la consulta del préstamo, el cual consiste en enviar la documentación que se precise desde el depósito a la persona y lugar de la BUS designado, así como su posterior devolución. "Esta tarea debe ser desempeñada por el personal propio de la empresa adjudicataria. Se debe garantizar la máxima confidencialidad de los documentos objeto de custodia", refieren las condiciones de la licitación. Las solicitudes de estos fondos se realizarán de lunes a viernes, entre las 9:00 y las 14:00. Tras la devolución del préstamo, en un máximo de 48 horas, el volumen o fascículo consultado deberá estar de nuevo en su ubicación de almacenamiento.

Para esta función, resulta esencial que las empresas licitadoras cuenten con una herramienta informática de gestión. Por tanto, deberán disponer de un software de archivo que garantice "la trazabilidad" de la documentación custodiada y permita llevar a cabo peticones, devoluciones e historial de movimientos. La adjudicataria remitirá informes periódicos a la BUS sobre las peticiones y devoluciones realizadas, así como del tiempo de los mismos.

La directora de la BUS, Rosario Gil, explica que dicho servicio de traslado, custodia y gestión se realizó por primera vez hace cuatro años después de alcanzarse el máximo nivel de almacenamiento en la biblioteca. Se trata, en su mayoría, de ejemplares con una media de 20 años y de muy escasa consulta. No se trata, en ningún caso, de libros de gran valor histórico, los cuales se guardan con unos criterios de protección propios, en el Fondo Antiguo.

Tres archivos

De esta manera, el material de la BUS se encuentra en tres archivos distintos. El primero, el que permanece en las estanterías (el de libre acceso) y que suele ser el de mayor interés para los usuarios. El segundo es el que se guarda en el depósito propio de estas instalaciones y, por último, el de la central de custodia del servicio referido, fuera de la BUS, en un depósito exterior, pero que también puede consultarse por los cauces descritos.

Gil subraya que este tipo de depósito externo resulta "indispensable", debido a la limitación física para depositar la colección en los centros de la BUS y la necesidad de contar con espacios para añadir servicios que se adapten a las nuevas necesidades de la comunidad universitaria. Entre las ventajas de este centro de custodia se encuentran el aumento de la calidad de la colección de libre acceso, al trasladar los documentos obsoletos o no pertinentes; la mejora del espacio de las bibliotecas de área así como de la conservación de aquellos documentos con poca demanda pero dignos de ser mantenidos; y la creación de colecciones relevantes para los intereses de los usuarios. En este punto, la directora de la BUS recuerda que son muchas las bibliotecas que utilizan depósitos externos, puesto que suponen la gestión de los espacios y la protección de los recursos bibliográficos.

La BUS, en cifras

La Biblioteca de la Universidad de Sevilla la compone actualmente una red de 17 centros, distribuidos por todos los campus de la Hispalense. En total, suman una colección integrada por 2.525.000 libros, de los cuales 1,6 millones están impresos y 971.000 son electrónicos. Estos fondos lo integran también 20.000 revistas impresas y 75.000 electrónicas. A lo largo del curso se compran unos 25.000 volúmenes físicos.

Durante el año se gestionan 415.000 préstamos de libros, a los que hay que añadir 32.000 cesiones de material informático, como ordenadores portátiles, ipads, tablets o ratones electrónicos. La sede donde más préstamos se realizan es la de Humanidades que, por su temática, es también la que más volúmenes posee (450.000), seguida de la de Derecho (183.000) y la del Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI) Antonio Ulloa, en Reina Mercedes. Por otro lado, durante un curso se llevan a cabo en la BUS 1,7 millones de descargas de todo tipo de documentos electrónicos.