Las empresas, obligadas a registrar el horario de sus trabajadores

Las empresas está obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores a partir del domingo, en virtud de un Real-Decreto ley aprobado por el Gobierno el pasado mes de marzo en el que se daba a las empresas un plazo de dos meses, hasta el 12 de mayo para adaptarse a esta nueva normativa.

El objetivo de esta medida es medir la duración de las jornadas laborales y, por lo tanto, las horas extraordinarias, y también los descansos, que no pueden ser inferiores a doce horas entre final e inicio de jornada ni tampoco a 36 horas semanales, aunque con peculiaridades sobre su ubicación en el calendario según el sector de que se trate.

Cada semana de 2018 se realizaron 6,4 millones de horas extraordinarias en España. Según las estadísticas, al 48% de los trabajadores que realizan horas extra éstas no se les abonan, por lo que tampoco cotizan por ellas a la Seguridad Social.

¿Qué debe constar en el registro y cómo se aplica?

El registro obligatorio que las empresas deben tener listo debe incluir el inicio y finalización de la jornada del trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y se organiza y documenta mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

La empresa está obligada a conservar los registros de jornada de sus trabajadores durante cuatro años y debe permanecer a disposición de los trabajadores, sindicatos y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En caso de incumplimiento, la cuantía de la sanción puede ir desde los 626 euros si es considerada leve o llegar a los 6.250 euros en caso de calificarse como grave.

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social no multa inicialmente a aquellas empresas que carezcan del registro horario de jornada a partir del domingo, siempre y cuando demuestren que están negociando su implantación con los representantes de los trabajadores o que prueben, de buena fe, que están trabajando en ello.

Flexibilidad en la aplicación de la norma

De hecho, la ministra de Trabajo en funciones, Magdalena Valerio, ha llamado a las empresas a cumplir "sin agobios" pero "con seriedad" esta medida, y ha subrayado que la Inspección actuará desde el día 13 "con cabeza, mesura y sentido común".

En este sentido, ha indicado que se vigilará que el registro de la jornada esté "regulado" por la empresa o, al menos, en tramitación o negociación, de modo que se va a dar "margen de maniobra". De este modo, si hay dudas, se van a consultar, atender y resolver, antes que a sancionar.

La Dirección General de Trabajo publicará en los próximos días una guía práctica para empresas sobre el registro horario de jornada, ya que, aunque las empresas han tenido dos meses para prepararse y cumplir con esta medida, ha habido muchas dudas sobre cómo proceder. La propia Dirección General de Trabajo ha recibido en las últimas semanas numerosas consultas sobre el tema por parte de gestorías y asesorías laborales.

La Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE) ha expresado la voluntad de las empresas de cumplir con la obligación que asumirán de registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, y ha recomendado a las compañías que negocien con los sindicatos y los trabajadores el sistema de registro a implantar, tal y como establece la nueva norma.

La organización que preside Antonio Garamendi recomienda a las empresas que documenten las negociaciones que lleven a cabo para cumplir con esta medida, dejando constancia por escrito de los que pasos que están dando.

Dificultades para las pequeñas empresas

Fuentes de la patronal consultadas por Europa Press han subrayado que muchas empresas, sobre todo las grandes y medianas, ya tienen un registro horario instaurado desde hace tiempo pues les sirve, entre otros factores, para medir la productividad o la conciliación de sus plantillas.

Los mayores problemas, explica la CEOE, los podrían tener las microempresas o empresas muy pequeñas, donde estos registros no existen y donde tampoco hay representación sindical. Ahora bien, están igual de obligadas a implantar este registro, que deben negociar con los trabajadores. En el caso de que no haya acuerdo, la patronal recuerda que la obligación última es del empresario.

En este sentido, la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (Cepyme) ha alertado de las dificultades de las pymes para aplicar al registro de jornada ante las cargas y costes económicos que les supone y las "incertidumbres" relacionadas con su cumplimiento.

Así, Cepyme ha asegurado que las pequeñas y medianas empresas tienen dudas sobre aspectos relacionados con la aplicación del registro de la jornada laboral en situaciones como el teletrabajo, el trabajo por objetivos, el trabajo intelectual, los comerciales, los trabajadores que prestan sus servicios en el domicilio del cliente (mantenimientos, averías, subcontratados), y las empresas con múltiples localizaciones y en distintos usos horarios.

"Esta norma introduce una obligación desproporcionada e innecesaria en el actual sistema de relaciones laborales y va a suponer unos elevados costes para las empresas, especialmente gravosos en el caso de las pymes", ha avisado Cepyme.

Desde CCOO y UGT creen que va a haber "bastantes problemas" con la implantación "asimétrica" del registro de jornada y han alertado de que, en las empresas en las que no hay representación sindical, puede que los empresarios recurran a un sistema diseñado "a su antojo".

Así, ambos sindicatos consideran que el Ejecutivo debería haber diseñado una ley que fuese "más cerrada" y en la que hubiese una obligación "total" de que el registro horario se produzca.

El secretario general de CCOO, Unai Sordo, cree que "lo que toca" es que las empresas hablen con los trabajadores y negocien con las organizaciones sindicales el registro. Por su parte, el secretario de Política Sindical de UGT, Gonzalo Pino, opina que el convenio sectorial debe ser el paraguas para acordar cómo se tiene que aplicar el registro de jornada en las pequeñas y medianas empresas.

Tarjeta y firma electrónica, los métodos más habituales

Desde la consultora BDO recuerdan que las empresas cuentan con múltiples sistemas de registro, como plataformas de tipo manual, informático o por control remoto. No obstante, apuntan a que sistemas como la tarjeta o la firma electrónica son los métodos más habituales de implementación.

El abogado Luis Jiménez-Arellano Larrea, especialista en Derecho Laboral del Bufete Mas y Calvet, señala que, en el caso de empresas pequeñas o medianas, los sistemas de control horario pueden limitarse a un control manual, mientras que en el de compañías de mayor tamaño, podrán hacer uso de sistemas informáticos o de geolocalización que les permitan manejar de forma adecuada el enorme volumen de registros.

Según un estudio de SoftDoit a 116 directivos de empresas ubicadas en España, sólo el 37,1% de las empresas disponen de una solución informatizada para el control de horarios y únicamente el 35,3% tienen una solución de control presencial. Además, apenas el 46,6% de las empresas afirma conocer la nueva norma.

Por su parte, un estudio de la firma masvoz ha destacado que dos tercios de los trabajadores consideran positivo la implantación de un registro horario, pues contribuirá a reducir las horas extra no remuneradas y, al mismo tiempo, les permitirá acceder al registro horario de su jornada laboral.