La importancia de digitalizar el control horario de los empleados

¿Sabías que en España hay 480.000 trabajadores que no cobran sus horas extra? Esta alarmante cifra supone un agujero de 3.254 millones de euros anuales en salarios y cotizaciones no pagadas. A pesar de la normativa existente, la realidad es que las empresas españolas no están registrando bien las horas de sus trabajadores.

Por ello, el Gobierno, en plena negociación (ya prácticamente rota con la patronal de los empresarios) para reducir la jornada laboral máxima legal a 37,5 horas semanales, contempla endurecer las sanciones por un control horario de empleados inadecuado. Debido al mayor importe que se va a imponer y a la irremediable reducción de la jornada (independientemente de que haya acuerdo o no entre los agentes sociales), el tejido empresarial debe empezar a transformar la forma en la que “fichan” sus empleados.

El cambio legislativo está a la vuelta de la esquina, y las empresas necesitan adaptarse rápidamente para evitar sanciones y garantizar condiciones laborales justas para sus trabajadores.

Una nueva realidad que no solo representa un desafío administrativo, sino que también es una oportunidad para modernizar la gestión del personal mediante herramientas digitales. Porque, ¿están preparadas las empresas españolas para este cambio?

Los datos sugieren que no del todo. Muchas organizaciones siguen utilizando sistemas anticuados de registro horario que dificultan el control y la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo. La digitalización ya no es una opción: es una necesidad urgente. De ahí que el Gobierno vaya a realizar modificaciones en materia de registro horario.

Registro horario electrónico

En la actualidad, las empresas pueden llevar el registro horario de sus empleados en papel, lo que es fácilmente manipulable. Próximamente, según han informado desde el Gobierno, se actualizarán los requisitos y la metodología de fichaje. El motivo de esta “renovación” es que la normativa de 2019 que obligaba a todas las empresas a hacer el registro horario de sus empleados ha sido muy laxa.

Debido a ello, la mayoría de empresas ha podido realizar fácilmente “trampas” para esconder las horas de más trabajadas por sus empleados. A esto se ha unido la escasez de medios humanos de la Inspección de Trabajo. Para finalizar, según los expertos, la sanción por el incumplimiento no era lo suficientemente elevada para disuadir a los responsables a registrar las horas extra.

De este modo y para subsanar la situación, los nuevos requisitos legales sobre el control horario serán más claros y exigentes. En concreto, las empresas deberán implementar sistemas de registro horario electrónico que cumplan tres características fundamentales: no ser modificables, ser interoperables con la Inspección de Trabajo y garantizar la fiabilidad de los datos registrados.

Además, como hemos apuntando, también va a haber un endurecimiento de las sanciones, lo que se va a convertir en otro factor crucial a considerar por parte de las organizaciones. En este sentido, las multas ya no se aplicarán solo a nivel de empresa, sino por cada trabajador que presente un horario irregular.

Este cambio en el régimen sancionador multiplica el riesgo económico para las empresas que no cumplan con la normativa. En estos momentos, la multa máxima por estos incumplimientos es de 7.500 euros por empresa. En el futuro, en lugar de poner una multa a la compañía en conjunto, se va a multar por cada trabajador con un horario irregular. El importe será mucho mayor.

Cómo registrar horarios de forma digital

Para evitar riesgos y problemas con la inspección, la tecnología ofrece soluciones. En concreto, los softwares de recursos humanos modernos proporcionan funcionalidades completas para el registro automatizado de entradas y salidas, la gestión de horas extra y la generación de informes detallados sobre el tiempo de trabajo.

Además, estas herramientas digitales también facilitan guardar las horas trabajadas por sus empleados. No en vano, la Ley de Control Horario, además de obligar a las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados, también estipula que deben conservarlo durante cuatros años.

Estas herramientas, como las de Sesame HR, facilitan llevar ese control horario de una forma completamente digitalizada. Además, al almacenar toda información en la nube, estos softwares son capaces de generar informes de control horario de forma automática, descargar y entregar en caso de una inspección de trabajo.

Por ello, no solo garantizan el cumplimiento normativo, sino que también mejoran significativamente la productividad al reducir las tareas administrativas manuales. La integración con sistemas de nómina y gestión del personal simplifica procesos que antes requerían horas de trabajo.

Ante el incremento de las sanciones y una mayor inspección por parte de la Administración Pública, la digitalización del control horario se va a convertir en una inversión estratégica para las empresas españolas. No solo para cumplir con la nueva legislación sobre reducción de jornada, sino que también para mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción de los empleados.

El momento de actuar es ahora. Las empresas deben adoptar soluciones tecnológicas para el control horario. No solo evitarán sanciones, sino que también ganarán una ventaja competitiva en términos de eficiencia y atracción de talento. ¿Está tu empresa preparada para dar el salto a la gestión digital del tiempo de trabajo?