Los robots llegan a la Junta para quedarse

El consejero de Presidencia y Simplificación Administrativa, Antonio Sanz. / Rafa González

Sevilla/Sin descanso, sin errores y sin supervisión. Así trabajan durante las 24 horas del día los robots que la Junta de Andalucía utiliza para acelerar los procesos administrativos. En apenas un mes, estos robots son capaces de repartir millones de euros en ayudas a ciudadanos y empresas.

El uso de la Automatización mediante Procesos de Robotización (RPA por sus siglas en inglés) permite automatizar procesos que antes tenían que realizar trabajadores de la administración y a los que se dedicaba más tiempo. Hay que destacar que esta tecnología no requiere de la Inteligencia Artificial para funcionar.

Tal y como señala la Consejería de Presidencia, liderada por Antonio Sanz, y encargada también de la Simplificación Administrativa, "cualquier proceso que no necesite aplicar un razonamiento" puede ser robotizado. En este momento, según cifras de la Consejería, hasta 25 procedimientos administrativos utilizan esta tecnología de automatización.

Proceso mecánico

Según aseguran desde Presidencia a este periódico, los trabajadores que antes dedicaban su jornada laboral a cumplir estos procesos no han perdido su puesto de trabajo, sino que ahora se dedican a otras actividades administrativas.

El funcionamiento es sencillo: un humano define una serie de acciones que tiene que llevar a cabo el programa del ordenador y la RPA lo reproduce. Para ello no es necesario modificar las aplicaciones informáticas de los ordenadores. Una vez que el ordenador está programado para realizar estas actuaciones mecánicas, se le puede ordenar que lo repita continuamente.

"Los robots están colaborando en la tramitación de más de 2.000 millones de euros destinados a ayudas para la ciudadanía y empresas, con más de 500.000 solicitudes presentadas por los procesos activos actualmente", subraya el consejero.

500.000 horas de trabajo

De esta forma, Sanz defiende que con la implementación de estos procesos robotizados, los gestores pueden "dedicarse a tareas de mayor valor donde aplicar su experiencia y conocimiento" pues esta tecnología ha trabajado durante más de 500.000 horas.

El consejero habla de "cifras récord" gracias al uso de esta tecnología. La productividad ha aumentado exponencialmente ya que estos ordenadores pueden trabajar 24 horas al día, siete días a la semana.

"Los robots han realizando más de cinco millones de consultas para la verificación de requisitos. Y han procesado más de un millón de documentos, principalmente justificantes de pago (facturas, recibos bancarios, etc)", explica el consejero.

Sin errores

A esto se suma que, como las acciones se repiten siempre de la misma manera, los errores han desaparecido. De todas formas, si en el futuro se quisiera realizar consulta a los métodos de trabajo, el programa deja evidencia de las acciones que realiza. Asimismo, fuentes de la Consejería indican que el número de robots que trabajan en una tarea puede aumentar o decrecer dependiendo de las necesidades.

Una de las consejerías que se ha visto más beneficiada por el uso de la tecnología RPA ha sido la de Empleo. La cartera dirigida por Rocío Blanco ha gestionado más de 380.000 solicitudes de ayudas desde el año 2020 con el uso de estos programas informáticos.

La puesta en marcha de las ayudas al Empleo estable creadas a finales de 2022 puso a estos robots a trabajar al máximo. La RPA revisó en solo 37 días –el plazo que había para resolver esta ayuda era de tres meses– más de 100.000 solicitudes y permitió el pago de unos 170 millones de euros a empresas y trabajadores autónomos.

Esto significa que, de media, estos programas han tramitado 1.380 expedientes cada día. Durante este tiempo 100 robots han estado en funcionamiento más de 23.500 horas comprobando 13 requisitos por expediente.

Otras áreas

No es la única área que ha visto acelerados sus procesos. El comercio y la hostelería han salido también beneficiados por la implementación de estos robots. Los programas que utilizan RPA han dedicado más de 4.000 horas a repartir ayudas con un presupuesto superior a los 137 millones de euros.

En Vivienda, una de las principales tareas ha sido facilitar el reparto de las ayudas del Bono Joven de Alquiler. Esta medida tenía una financiación de 68 millones de euros y se han tramitado hasta 17.000 solicitudes. El programa ha tenido que revisar 24 requisitos por cada uno de los expedientes enviados por los jóvenes andaluces.

Esta tecnología ha llegado a la Junta de Andalucía para quedarse. Desde el Gobierno de Juanma Moreno aplauden la eficacia de estos programas para acelerar el trabajo administrativo y destascan los beneficios que han generado desde su puesta en marcha en 2020.

Principales tareas que realizan los programas de automatización

Cualquier actividad que desarrolle un humano de carácter mecánico puede ser realizada por la tecnología RPA. Es por esto que resulta muy efectiva para tareas de administración en las que sea necesario repetir procesos. El uso de estos robots se centra principalmente en el trabajo con los expedientes de ciudadanos y empresas para la entrega de ayudas.

La RPA puede copiar el DNI de un ciudadano, acceder a la web de la Seguridad Social y buscar cierta información a partir del DNI, cuando obtiene esta información puede copiarla y pegarla en la aplicación de tramitación de la ayuda. A partir de los datos que se generan en estas aplicaciones también puede generar un documento PDF listo para firmar y, una vez firmado, puede subirlo a aplicación de tramitación. Comprobar que el solicitante cumple con los requisitos de la convocatoria es otra de sus labores principales. Con los datos del DNI de un ciudadano, el programa también puede comprobar en la plataforma de intercambio de datos si el solicitante de la ayuda tiene algún tipo de deuda con la Seguridad Social.

Asimismo, la RPA puede comprobar el DNI y confirmar la provincia de residencia del ciudadano. Estos expedientes pueden copiarlos posteriormente y pegarlos en una aplicación del Ministerio correspondiente.

Antes de la puesta en marcha de estos sistemas de automatización, eran los trabajadores del personal administrativo de la Junta quienes tenían que encargarse de la redacción y verificación de los documentos.